Un ancien collègue me rappelait récemment une séance de répétition tard dans la nuit dans une chambre d’hôtel à Montréal, en préparation d’une présentation pour une finale d’appel d’offres.
La situation est la suivante. Un jour, le téléphone sonne : vous êtes invité à présenter pour l’obtention d’un mandat de gestion dans une semaine (souvent, le préavis n’est pas plus long). À ce moment, votre agenda est complètement révisé. Que pourrait-il y avoir de plus important que de préparer une intervention de 20 à 60 minutes, dont l’issue pourrait générer un million de revenus annuels pour votre société pendant plusieurs années ?
Préparez votre présentation de la même manière qu’un orchestre répète son concert pour que la musique soit harmonieuse, les artistes coordonnés et le public conquis !
Préparer la préparation.
Première décision à prendre : quelle est la composition de l’équipe qui présente ? Certaines organisations pensent que le plus gros est le mandat, la plus grande doit être l’équipe. En fait, une bonne équipe comporte deux à trois personnes (sauf si votre client a expressément demandé la présence de plus de responsables). Vous n’aurez souvent pas plus de 20 à 30 minutes pour présenter, il ne faut pas se marcher sur les pieds. Une règle pour identifier les participants est de pouvoir dire au client quel rôle chacun d’entre eux jouera dans la relation avec lui. Par exemple, « cette personne gérera votre portefeuille et sera donc présente à toutes les réunions de reporting » ou « cette personne sera votre interlocuteur commercial, votre première porte d’entrée dans notre société qui vous tiendra informé de nos développements et vous apportera le service dont vous avez besoin ».
Une fois les participants décidés, il faut rapidement organiser la préparation et les séances de répétition.
Le but de cette préparation n’est pas de tout prévoir, c’est impossible. Le but est d’être confortable sur ce qui est prévisible pour que le cerveau soit libre et efficace pour traiter ce qui ne l’est pas.
Pour vous donner les meilleures chances d’établir une bonne relation avec votre audience, prenez contact avec le client ou son consultant pour comprendre qui sera dans la salle, quelles sont les sensibilités et les enjeux de chacun. J’ai parfois observé une certaine hésitation à poser ces questions. Si le formalisme du processus fait que votre interlocuteur ne peut pas vous fournir ces informations, le pire qui vous arrivera est de recevoir une réponse négative. Au passage, vous aurez montré votre intérêt et votre implication pour faire les choses bien.
Tout est affaire d’émotions.
Votre effort de préparation doit porter sur la façon dont vous allez établir une connexion avec votre audience. Comment créer les émotions qui susciteront la décision de vous octroyer le mandat ? Même si le cadre est formel et l’atmosphère solennelle, envisagez la réunion comme une discussion, pas comme un étalage de caractéristiques et de prouesses (aussi grandioses soient-elles). C’est en créant les émotions que vous allez gagner le mandat (pour plus d’informations à ce sujet, consultez mon article Tout est une question d’émotion )
Une erreur fréquente est de passer beaucoup de temps à élaborer le contenu des slides. Ce qui est important est ce que vous allez dire et la façon dont vous allez établir une connexion. Les slides sont au service de votre discours, pas l’inverse. Passez plus de temps sur les histoires et les anecdotes que vous pouvez mentionner et qui illustrent votre proposition. Sur les images et les métaphores. Plus que tout, mettez-vous dans la peau de votre public et présentez-lui votre offre en lui montrant comment elle est une solution à ses problématiques, pas en énumérant des caractéristiques, aussi attrayantes soient-elles.
Certains participants, voire beaucoup d’entre eux, ne sont pas spécialistes en finance.
C’est pourquoi il est crucial, dans cette situation plus que dans toute autre, d’appliquer deux de mes convictions en matière de communication :
Le client est focalisé sur ses problèmes, pas sur vos produits
Bien sûr, on vous posera des questions lors de ce rendez-vous. Identifiez ce que vous pensez être vos points faibles, ceux sur lesquels vous vous sentez le moins à l’aise. Construisez des réponses qui vous permettent de traiter ces sujets en toute sérénité, et de passer à la suite. Ayez confiance, préparez vos réponses et transformez vos éventuelles faiblesses en force. Si vous faites partie des trois ou quatre sociétés sélectionnées pour présenter votre offre parmi les centaines qui se sont portées candidates, c’est que votre proposition est extrêmement solide. Ne vous laissez pas enfermer dans un trou de souris !
Pour vous préparer, faites appel à un ami.
Pour vous préparer dans les meilleures conditions, demandez à un ou deux collègues de vous aider. Cela ne fonctionne pas si c’est l’équipe de présentation qui se prépare elle-même, en isolation : il est difficile de juger la dynamique de la présentation lorsqu’on en fait partie. D’où l’idée d’un tiers. Mieux encore, faites-vous aider par quelqu’un extérieur à votre entreprise. Un tiers externe sera plus en mesure de vous évaluer franchement, même si cela peut être pénible à entendre. L’essentiel est que vous puissiez progresser et être prêt le jour J. De plus, si cet externe est un bon professionnel, il saura vous donner cet avis franc, sans que cela soit pénible à entendre !
Faire appel à une aide externe pour un tel sujet vous paraît exagéré ? Rappelez-vous, vous aurez 20 à 60 minutes pour convaincre de vous confier un mandat qui peut générer 1 million de revenus annuels pendant plusieurs années. C’est le moment de mettre les petits plats dans les grands. C’est là qu’entre en jeu ma quatrième conviction de communication : Toutes choses égales par ailleurs, le meilleur communiquant remporte le business. Et les choses ne sont pas égales
Vous vous demandez si la présentation répétée dans une chambre d’hôtel à Montréal mentionnée en début d’article a été couronnée de succès. La réponse est oui. Est-ce grâce à la préparation et à la répétition ? Sûrement pas seulement grâce à cela, mais sûrement aussi grâce à cela.
